A chi va comunicata la nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza?

La gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro continua a rappresentare un ambito nel quale il datore di lavoro è chiamato a prestare particolare attenzione, soprattutto in relazione agli obblighi di natura formale che accompagnano le scelte organizzative aziendali.

Tra questi, rientra la comunicazione dei dati relativi al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), figura cardine del sistema prevenzionistico delineato dal D.Lgs. n. 81/2008, la cui corretta individuazione e tracciabilità assume rilievo anche sotto il profilo ispettivo.

L’obbligo di comunicazione all’INAIL

La disciplina in materia di salute e sicurezza sul lavoro prevede, tra gli adempimenti posti a carico del datore di lavoro, anche la trasmissione dei dati relativi al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Si tratta di un obbligo che assume rilievo ogniqualvolta, nel corso dell’anno, intervenga una nuova elezione, una sostituzione oppure una variazione dei dati già comunicati.

In applicazione di quanto previsto dall’articolo 18, comma 1, lettera aa) del D.L.vo n. 81/2008 (Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro), entro il 31 marzo p.v., le aziende che nel corso dell’anno 2025 hanno proceduto:

• alla prima elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) in azienda,
• alla nomina di un nuovo rappresentante (ad esempio per sostituzione),
• oppure hanno effettuato una modifica dei dati relativi a un RLS già comunicato.

devono trasmettere all’INAIL i dati relativi all’RLS tramite la procedura telematica presente nel portale, utilizzando il servizio dedicato (“Dichiarazione RLS”).

Se, alla scadenza dei 3 anni, l’incarico è riaffidato alla stessa persona, non sarà necessaria alcuna comunicazione.

Nella comunicazione vanno inseriti i dati dell’azienda, dell’unità produttiva e del lavoratore eletto, inclusi codice fiscale e data di nomina. Inoltre, la procedura va effettuata separatamente per ogni unità produttiva: quindi, aziende con più sedi devono inviare più dichiarazioni.

Se, viceversa, non ci sono stati cambiamenti e il nominativo risulta già correttamente registrato presso l’INAIL, non è necessario inviare una nuova comunicazione.

In caso di inadempimento (mancata o incompleta comunicazione) è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria da circa 71 a 427 euro.

Le circolari INAIL di riferimento sono la n. 11/2009 e la n. 43/2009.

Quando la comunicazione è dovuta e quando no

L’obbligo di comunicazione RLS all’INAIL ha natura esclusivamente informativa e non incide sulla validità della nomina, che resta efficace anche in assenza di trasmissione dei dati. Tuttavia, si tratta di un adempimento che rientra tra quelli oggetto di verifica in sede ispettiva e che, se non correttamente gestito, può comportare l’applicazione di una sanzione amministrativa.