C’è stata una modifica alla tracciabilità delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta. Può dirmi quale?

Con l’entrata in vigore del Decreto Legge n. 84/2025 (pubblicato in G.U. il 17 giugno 2025) cambiano le regole relative alla tracciabilità dei pagamenti per le spese sostenute dai lavoratori in trasferta.

Il legislatore ha distinto in modo chiaro tra spese effettuate in Italia e spese sostenute all’estero, con effetti importanti sia per i lavoratori, sia per le imprese che intendono dedurre i relativi costi.

Italia: obbligo di tracciabilità per i rimborsi spese

Per i lavoratori in trasferta all’interno del territorio nazionale, l’esenzione fiscale e contributiva dei rimborsi e la deducibilità dei costi aziendali sono garantite solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili.

L’obbligo riguarda in particolare:

• spese di vitto e alloggio;
• costi di viaggio;
• spese di trasporto con autoservizi pubblici non di linea (es. taxi, NCC).

Se il dipendente sostiene la spesa in contanti, anche con documento giustificativo, non scatteranno i benefici fiscali: il rimborso potrà concorrere alla formazione del reddito e l’impresa rischierà di perdere la deducibilità.

Estero: validi anche i pagamenti in contanti

Diverso il discorso per le trasferte fuori dall’Italia. In questo caso, le spese:

• possono essere rimborsate al dipendente;
• restano esenti da imposte e contributi;
• sono deducibili per l’impresa,
  anche se sostenute in contanti.

La condizione fondamentale è che siano debitamente documentate: ricevute, fatture o titoli di viaggio devono riportare data, luogo e natura della spesa. In assenza di giustificativi, non sarà possibile garantire né la non imponibilità né la deducibilità.

Cosa cambia per aziende e lavoratori

La modifica normativa impone una gestione più rigorosa delle note spese.

• Per le trasferte in Italia serve un controllo preventivo: i dipendenti devono essere istruiti a utilizzare solo mezzi tracciabili (carta, bancomat, bonifico, app di pagamento).
• Per le trasferte all’estero, l’azienda deve accertarsi che siano sempre raccolti e conservati i giustificativi, anche in caso di pagamento cash.

Le nuove regole sulle spese di trasferta puntano a rafforzare la trasparenza dei rimborsi, distinguendo tra Italia (tracciabilità obbligatoria) ed estero (esenzione anche con contanti).

Per le imprese, diventa fondamentale aggiornare le policy interne e le procedure di rimborso: solo così sarà possibile garantire al dipendente la non imponibilità delle somme ricevute e, al contempo, mantenere la deducibilità dei costi aziendali.