In caso di rimborso analitico delle spese effettuate dal lavoratore durante la trasferta, è possibile erogare una indennità non imponibile?

No. In base all’articolo 51, comma 5, del TUIR, nel caso di rimborso analitico delle spese di trasferta è possibile rimborsare solo le spese effettivamente sostenute e documentate dal lavoratore: il cosiddetto rimborso a piè di lista.

Indennità aggiuntiva: quando non è ammessa

Questo sistema esclude la corresponsione di ulteriori indennità non imponibili, poiché le spese sono già integralmente coperte dal datore di lavoro. Tutti i costi devono essere comprovati da idonea documentazione (fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti di viaggio, ecc.), coerenti per data, luogo e durata con la trasferta.

Le spese accessorie non documentabili

Resta comunque possibile erogare un importo giornaliero esente, entro i limiti di 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per quelle all’estero, a titolo di spese accessorie non documentabili (mance, parcheggi, lavanderia, telefono, ecc.). In tali casi, è consigliabile che il lavoratore rilasci una dichiarazione riepilogativa delle spese sostenute e della relativa richiesta di rimborso.

In sintesi, il rimborso analitico e l’indennità forfetaria non possono coesistere: la scelta del primo comporta la non cumulabilità della diaria non imponibile.