Digital Workspace: andare in ufficio nell’era digitale

Digital Workspace: andare in ufficio nell’era digitale
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Nuovo concetto di spazio di lavoro unito all’avvento di innovazioni tecnologiche: questo è il Digital Workspace. Gartner, azienda leader mondiale nella consulenza strategica, ricerca e analisi nel campo dell’Information Technology, definisce tutto questo come “una strategia d’impresa che rende possibili modi di lavorare innovativi e più efficaci, che migliora il coinvolgimento e l’agilità dei dipendenti, e che sfrutta tecnologie e modelli orientati al consumatore”.

Nel 1997, quando internet stava per scompaginare il modo di vivere di tutto il globo, l’economista inglese Frances Cairncross disse profeticamente che “la distanza è un concetto superato”. Difatti, se qualsiasi luogo è connesso ad altri luoghi in modo immediato, allora anche il concetto stesso di spazio di lavoro (workspace) diventa relativo. Dunque perché recarsi in ufficio (o qualsiasi luogo di lavoro) è ancora importante?

Da una parte, è vero, l’innovazione tecnologica permette davvero alle persone di comunicare e collaborare a prescindere dalla presenza fisica sul posto di lavoro, d’altro canto si va ancora in ufficio normalmente, e anzi, le aziende investo cospicuamente nei nuovi spazi di lavoro o rinnovando le sedi nelle grandi e piccole città.

A conti fatti chiunque può lavorare dove vuole, a patto che ci sia un collegamento alla rete, eppure si preferisce sempre lo spazio comune dove incontrare fisicamente, piuttosto che virtualmente, gli altri colleghi o clienti. Si necessita, dunque, di spazi comuni, percepiti come luoghi e momenti di incontro, in cui condividere conoscenze e informazioni, dove far nascere idee come componenti essenziali del lavoro. Proprio per questo motivo la qualità degli spazi di lavoro e degli strumenti di lavoro digitali è importantissima e porta con sé diversi cambiamenti. La concezione del vecchio ufficio è ormai superata, ora si pensa allo stesso come un luogo creativo dove diventa imprescindibile la collaborazione, la dinamicità e l’adattabilità.

Gli elementi distintivi del Digital Workspace

L’ufficio della nuova era ha degli elementi imprescindibili per essere definito Digital Workspace:

  • Accessibilità: le innovazioni devono necessariamente essere accessibili da tutti i dispositivi mobile senza particolari difficoltà per offrire la massima elasticità ai dipendenti per lavorare laddove serve anche, e soprattutto, a distanza;
  • Semplicità: tutto, dagli spazi agli strumenti tecnologici devono essere di facile uso e completamente orientati verso chi li utilizza;
  • Apertura: informazioni e conoscenza non possono essere bloccate e confinate all’interno di sistemi chiusi, specialmente quando il lavoro è svolto al di fuori dell’ufficio. I dipendenti devono poter avere accesso e condividere informazioni con semplicità, limitando il più possibile la circolazione di faldoni e carta stampata;
  • Socialità: i social network devono essere parte integrante del lavoro, dai servizi di messaggistica via Mobile come Whatsapp fino ai social network aziendali per consentire di restare in contatto e condividere informazioni con i propri colleghi;
  • Intelligenza: la tecnologia deve essere semplice e guidare l’utente nel suo utilizzo attraverso suggerimenti di utilizzi pratici e concreti.

I benefici del Digital Workspace

Il passaggio al paradigma del Digital Workspace deve portare a benefici reciproci, sia al dipendente che all’azienda. Una sinergia in grado di portare molti vantaggi, alcuni visibili e quantificabili, altri invece più astratti ma altrettanto significativi:

  • produttività collegata ad un utilizzo più efficace degli strumenti tecnologici a disposizione dei dipendenti e ad un accesso veloce e affidabile alle informazioni peculiari;
  • la consapevolezza su come utilizzare gli spazi di lavoro in funzione delle attività lavorative;
  • la collaborazione sinergica sia verticale che orizzontale, con una chiara condivisione delle informazioni e una maggiore semplicità di comunicazione estesa anche al di fuori dell’ufficio stesso, come ad esempio verso altre sedi dell’azienda o uffici dislocati in altre loghi geografici;
  • favorire l’innovazione, cioè trasformare gli spazi fisici in fucine di idee nuove in cui lo scambio di opinioni crei una comunità di persone con competenze e skill diverse;
  • grazie a sedi adeguate e a modalità di lavoro moderne, garantire il coinvolgimento dei dipendenti che può trasformarsi anche in un polo attrattivo per nuovi talenti.

Da tutto questo possiamo ipotizzare che non si tratta solo di una moda passeggera, ma di ottenere dei vantaggi di business concreti; le aziende che non si attiveranno in questo contesto faranno molta più fatica a tenere il passo con la concorrenza.

 

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