Garante privacy: Linee-guida per il diritto alla privacy dei dipendenti

privacyCon la pubblicazione della Newsletter n. 430 del 24 luglio 2017 il Garante per la protezione dei dati personali fornisce le indicazioni dei Garanti privacy sulle modalità di protezione dell’uso privato delle comunicazioni dei lavoratori e l’uso dei social network, inoltre sono garantiti spazi riservati sul cloud.

I controlli sono possibili nel quadro di sicurezza contro possibili fughe di notizie e informazioni sensibili di proprietà dell’azienda, senza spiare ovviamente le comunicazioni dei dipendenti, ipotizzabile anche una consultazione dei social network  limitata ai soli profili professionali, offerta di spazi privati su computer aziendali e servizi cloud, necessità di ulteriori basi legali rispetto al consenso per trattare i dati personali dei lavoratori. Sono queste alcune delle indicazioni date alle imprese dai Garanti europei della privacy riuniti nel Gruppo “Articolo 29” (WP29), con lo scopo di ricavare il più possibile dalle potenzialità delle reti social e dalle innovative tecnologie senza, però,violare il diritto di privacy del dipendente.

Il documento, che tiene conto sia della normativa vigente sia delle novità introdotte dal Regolamento UE 2016/679 che si applicherà a partire dal maggio 2018, stabilisce un quadro dei principi basilari ed esempi concreti per il corretto trattamento dei dati in ambito professionale.

I Garanti hanno ribadito che, a prescindere dal tipo di contratto in essere, il lavoratore ha il diritto al rispetto della propria vita privata, della sua dignità e della libertà. Deve essere tempestivamente ed esaustivamente informato sui tipi di controlli che il datore di lavoro può effettuare, il dipendente a sua volta dovrà essere rispettoso delle regole aziendali.

Il consenso del lavoratore deve essere libero, cosa difficile da ottenere visto il rapporto datore-lavoratore che pende in maniera drastica verso chi detiene il potere. Il datore di lavoro potrà quindi valutare, in alternativa, il ricorso a disposizioni normative o contrattuali, oppure far valere il proprio “legittimo interesse”: ad esempio, alla sicurezza e alla corretta allocazione delle risorse. In questo caso, i Garanti hanno ribadito che occorre bilanciare il legittimo interesse del datore di lavoro con i diritti e le libertà dei lavoratori alla luce dei principi di necessità e proporzionalità.

In particolar modo, ogni intervento deve essere proporzionato al fine perseguito, e deve essere quanto più limitato possibile nell’uso dei dati personali. Gli dispositivi di geolocalizzazione, ad esempio, possono essere utilizzati per finalità rigorosamente aziendali e al lavoratore deve essere lasciata la possibilità di disinserire, se necessario, il localizzatore (come i gps).

È possibile, inoltre, utilizzare dispositivi e tecnologie, come quelle per l’analisi del traffico, per ridurre i rischi di attacchi informatici e la diffusione di informazioni riservate, ma sarà impossibile spiare la posta elettronica personale o la navigazione in rete. Anche in questo caso devono essere privilegiate misure preventive, assolutamente trasparenti, che segnalino ad esempio ai dipendenti la violazione che potrebbero stare per commettere.

Finanche  la possibile consultazione o il monitoraggio dei social network devono essere limitati ai soli profili professionali, escludendo la vita privata di dipendenti o candidati all’assunzione. Vale sempre, infatti, il diritto fondamentale a non essere oggetto di discriminazione come quelle basate sulle idee politiche, l’impegno sociale o altri aspetti della sfera personale o familiare.

Proprio nell’ ottica del miglior utilizzo degli strumenti e delle policy aziendali nel rispetto della privacy dei lavoratori, i Garanti invitano i datori di lavoro a fornire, ad esempio, connessioni WiFi ad hoc e a definire spazi riservati, su computer e smartphone, su cloud e posta elettronica, dove è possibile conservare documenti o inviate comunicazioni personali, non accessibili al datore di lavoro se non in casi assolutamente eccezionali.

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